L’intelligenza artificiale nella gestione documentale: una rivoluzione per le aziende

L'adozione dell’Intelligenza Artificiale (AI) nella gestione documentale rappresenta uno dei temi centrali della trasformazione digitale che sta ridefinendo le aziende, sia a livello tecnologico che organizzativo. Questa rivoluzione consente di rendere più efficiente e performante la gestione dei dati e dei documenti, migliorando significativamente la produttività.

Tuttavia, molte aziende implementano soluzioni frammentarie senza comprendere appieno cosa significhi una vera gestione documentale e quali benefici possano derivare dall’uso di tecnologie AI integrate in modo consapevole.

La digitalizzazione degli archivi e le normative

Le normative aggiornate al 2014 promuovono la digitalizzazione degli archivi, incentivando l’uso di piattaforme informatiche capaci di gestire grandi volumi di dati e di automatizzare il flusso documentale, dall’acquisizione alla classificazione, dall’archiviazione all’analisi. Ogni giorno, le aziende si trovano a dover gestire contratti, fatture e comunicazioni interne, attività che un tempo venivano svolte prevalentemente su carta. Oggi, la dematerializzazione degli archivi permette di accedere ai dati in formato digitale, da qualsiasi luogo, senza la necessità di vicinanza fisica.

Tuttavia, nonostante i progressi tecnologici, una ricerca condotta da Adobe nel 2019 ha rivelato che il 46% dei lavoratori svolge ancora operazioni in cui la carta è determinante, e ben undici ore settimanali vengono spese nella gestione dei documenti. Di queste, sei ore potrebbero essere recuperate con moderni sistemi di gestione documentale basati sull’AI.

L’efficienza della gestione documentale con AI

La gestione inefficiente dei documenti non solo rallenta le operazioni aziendali, ma impatta negativamente anche sulla produttività e sul servizio ai clienti. Qui entra in gioco l’Intelligenza Artificiale, che può eliminare problemi comuni come la difficoltà nel reperire documenti o la perdita di informazioni.

I moderni sistemi di gestione documentale dotati di AI superano i limiti dei DMS di prima generazione, che si limitavano a digitalizzare i processi tradizionali. L’AI rende il flusso documentale più veloce e intelligente, riducendo gli errori, migliorando l’efficienza e liberando risorse umane da compiti ripetitivi, consentendo loro di concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto.

Che cos’è l’Intelligenza Artificiale?

L’AI non ha una definizione unica, dato il suo carattere multidisciplinare e le sue applicazioni variegate. La Commissione Europea nel 2018 ha descritto l’AI come sistemi software (e hardware) progettati per percepire il proprio ambiente, interpretare dati e prendere decisioni per raggiungere obiettivi complessi.

L’AI include tecniche avanzate come il machine learning, il deep learning e il ragionamento automatico. Questi strumenti sono utilizzati per migliorare numerose attività, tra cui la gestione documentale, rendendo i flussi di lavoro più agili e veloci, e aumentando il valore dei dati aziendali.

Vantaggi dell’Intelligenza Artificiale nella gestione documentale

L’introduzione dell’AI nei sistemi di gestione documentale offre numerosi vantaggi che vanno ben oltre la semplice digitalizzazione. Vediamo i principali:

1. Classificazione e dematerializzazione

La digitalizzazione degli archivi cartacei rappresenta una sfida critica, sia per le aziende che per la Pubblica Amministrazione. Gli archivi crescono costantemente, mentre lo spazio fisico diminuisce. La dematerializzazione consente di liberare spazio, ma anche di migliorare l’accesso alle informazioni.

I sistemi OCR (Optical Character Recognition) basati su AI permettono di scansionare i documenti cartacei, trasformandoli in file digitali ricercabili. L’AI, in questo contesto, classifica automaticamente i documenti, rendendo superfluo l’intervento umano.

2. Archiviazione intelligente

L’AI può analizzare e categorizzare i documenti in base a criteri specifici, come destinazione o contenuto, semplificando notevolmente l’archiviazione. L’intelligenza artificiale non solo archivia, ma rende i dati facilmente accessibili per analisi future, aiutando l’azienda a estrarre valore dai documenti conservati.

3. Ricerca dei dati

Uno degli aspetti più critici della gestione documentale è la capacità di recuperare rapidamente le informazioni. L’AI migliora la ricerca dei dati grazie al machine learning e al data mining, correlando e contestualizzando i documenti in modo più efficiente. Questo riduce drasticamente i tempi di ricerca, rendendo l’intero processo più veloce e affidabile.

4. Automatizzazione dei flussi di lavoro

L’apprendimento automatico permette di automatizzare una crescente quantità di task ripetitivi. La Robotic Process Automation (RPA) integrata con AI, nota come hyperautomation, consente di estendere le funzionalità dei software aziendali tradizionali, migliorando la gestione dei documenti in modo automatico.

Ad esempio, l’AI può gestire allegati email, classificarli e archiviarli senza intervento umano. Strumenti di hyperautomation, spesso disponibili come applicazioni cloud, offrono funzionalità scalabili e sempre aggiornate, riducendo gli errori e migliorando l’efficienza.

5. Analisi ed estrazione dei dati

Un sistema di gestione documentale basato su AI può estrarre e analizzare grandi quantità di dati strutturati e non strutturati. L’estrazione automatica delle informazioni dai documenti facilita compiti come la compilazione di moduli o la gestione di bolle e fatture, offrendo vantaggi speciali ai reparti amministrativi.

L’AI permette inoltre di elaborare dati multimediali, come file audio e video, rendendo questi contenuti accessibili per analisi predittive utili, ad esempio, per personalizzare strategie di marketing o ottimizzare la comunicazione con i clienti.

6. Sicurezza dei dati

In un’epoca in cui la protezione dei dati è cruciale, l’AI offre funzionalità avanzate per garantire la sicurezza dei documenti aziendali. L’analisi comportamentale e il monitoraggio dei log di sistema consentono di identificare attività sospette che potrebbero sfuggire all’attenzione umana, migliorando la protezione dei dati sensibili.

Conclusioni

L’integrazione dell’Intelligenza Artificiale nei sistemi di gestione documentale non è solo una tendenza, ma una necessità per le aziende che vogliono migliorare la loro efficienza e produttività. Dalla dematerializzazione degli archivi alla ricerca avanzata dei dati, l’AI trasforma radicalmente il modo in cui i documenti vengono gestiti, liberando risorse per attività strategiche e migliorando la sicurezza e la qualità del lavoro. Per le aziende moderne, investire in un DMS basato su AI significa abbracciare una politica di innovazione continua e posizionarsi al meglio in un mercato sempre più competitivo.